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TimeAM Administrator-Handbuch

Überblick

Als Administrator oder Manager sind Sie verantwortlich für die Verwaltung Ihrer Organisation in TimeAM. Dieses Handbuch führt Sie durch alle administrativen Aufgaben.

Zielgruppe: Administratoren und Manager mit erweiterten Berechtigungen.

Erste Schritte als Admin

Organisation einrichten

Nach Erstanmeldung: 1. Vollständiges Profil erstellen 2. Organisations-Details vervollständigen 3. Bundesland für Feiertage wählen 4. Mitarbeiter einladen 5. Module aktivieren

Organisations-Einstellungen: 1. Gehen Sie zu "⚙️ Einstellungen" 2. Wählen Sie "Organisation" 3. Bearbeiten Sie: - Firmenname - Adresse - Kontaktdaten - Bundesland (für Feiertage) - Logo/Branding (Enterprise)

Mitarbeiter-Verwaltung

Mitarbeiter einladen

Neue Mitarbeiter hinzufügen: 1. Gehen Sie zu "👥 Mitarbeiter" 2. Klicken Sie auf "+ Mitarbeiter einladen" 3. Geben Sie E-Mail-Adresse ein 4. Wählen Sie Rolle: - Admin: Vollzugriff - Manager: Team- und Ressourcen-Verwaltung - Mitarbeiter: Standard-Rolle 5. Optional: Persönliche Nachricht 6. Klicken Sie auf "Einladung senden"

Einladungs-Prozess: - Mitarbeiter erhält E-Mail - Erstellt Account - Wird automatisch zugeordnet - Sie erhalten Benachrichtigung

Bulk-Import: (Enterprise) - CSV-Datei mit Mitarbeiter-Daten - Einstellungen → Mitarbeiter → Importieren

Rollen verwalten

Rollen-Hierarchie: 1. Admin: Vollzugriff, kann alles verwalten 2. Manager: Team-Verwaltung, Schichten, Reports 3. Mitarbeiter: Eigene Daten, zugewiesene Bereiche

Rolle ändern: 1. Öffnen Sie das Mitarbeiter-Profil 2. Gehen Sie zu "Rolle & Berechtigungen" 3. Wählen Sie neue Rolle 4. Speichern (Änderung ist sofort aktiv)

Wichtig: Sie können Ihre eigene Admin-Rolle nicht ändern (Schutz vor Aussperrung).

Vertragsdaten pflegen

Vertragsinformationen: 1. Öffnen Sie Mitarbeiter-Profil 2. Registerkarte "Vertrag" 3. Erfassen Sie: - Vertragsart (Vollzeit, Teilzeit, etc.) - Wochenstunden (z.B. 40h) - Stundenlohn/Gehalt - Vertragsbeginn/-ende - Urlaubstage pro Jahr - Sondervergütungen

Verwendung: - Automatische Soll-Stunden-Berechnung - Plus-/Minusstunden-Tracking - Urlaubs-Kontingent-Verwaltung - Lohn-/Gehaltsabrechnung

Mitarbeiter deaktivieren

Deaktivierung (statt Löschung): 1. Öffnen Sie Mitarbeiter-Profil 2. Menü (⋮) → "Deaktivieren" 3. Bestätigen

Effekt: - Mitarbeiter kann sich nicht mehr anmelden - Erscheint nicht in aktiven Listen - Alle Daten bleiben erhalten - Kann reaktiviert werden

Wann nutzen: - Mitarbeiter verlässt Firma - Längere Abwesenheit (z.B. Elternzeit) - Befristeter Vertrag ausgelaufen

Schichtplanung

Schichten erstellen

Neue Schicht anlegen: 1. Gehen Sie zu "📆 Schichtplanung" 2. Klicken Sie auf "+ Neue Schicht" 3. Erfassen Sie: - Datum und Uhrzeit (Start/Ende) - Standort/Filiale - Aufgabenbeschreibung - Erforderliche Qualifikationen - Anzahl benötigte Mitarbeiter 4. Entscheiden Sie: - Direkt zuweisen: Wählen Sie Mitarbeiter - Im Pool veröffentlichen: Mitarbeiter können sich bewerben

Vorlagen nutzen: - Speichern Sie häufige Schichten als Vorlage - Wiederverwendbar mit einem Klick - Spart Zeit bei wiederkehrenden Schichten

Schicht-Pool verwalten

Pool-Übersicht: 1. Gehen Sie zu "Schicht-Pool" 2. Siehe alle offenen Schichten 3. Bewerbungen pro Schicht

Bewerbungen bearbeiten: 1. Klicken Sie auf eine Schicht 2. Siehe alle Bewerber 3. Für jeden Bewerber: - Zuweisen: Mitarbeiter erhält Schicht - Ablehnen: Mit optionaler Begründung

Best Practice: - Reagieren Sie zeitnah auf Bewerbungen - Geben Sie Feedback bei Ablehnung - Berücksichtigen Sie Mitarbeiter-Präferenzen

Schichttausch genehmigen

Tausch-Anfragen: 1. Sie erhalten Benachrichtigung bei Tausch-Anfrage 2. Gehen Sie zu "Schichttausch-Verwaltung" 3. Prüfen Sie Details: - Sind beide Mitarbeiter qualifiziert? - Keine Überschneidungen? - Faire Verteilung? 4. Genehmigen oder Ablehnen

Auto-Genehmigung: (Optional) - Einstellungen → Schichtplanung - "Auto-Genehmigung für Tausch" aktivieren - Tausche werden automatisch genehmigt

Schicht-Statistiken

Reports ansehen: 1. Schichtplanung → Reports 2. Siehe: - Auslastung pro Standort - Schichten pro Mitarbeiter - Unbesetzte Schichten - Überstunden-Entwicklung

Export: - Excel-Export für weitere Analysen - Zeitraum wählbar

Abwesenheits-Verwaltung

Urlaubs-Anfragen

Anträge prüfen: 1. Gehen Sie zu "Abwesenheits-Verwaltung" 2. Siehe alle ausstehenden Anträge 3. Für jeden Antrag: - Mitarbeiter - Zeitraum - Resturlaub - Typ (Urlaub, Krankheit, etc.)

Genehmigen/Ablehnen: 1. Klicken Sie auf den Antrag 2. Prüfen Sie: - Verfügbare Urlaubstage - Team-Auslastung - Überschneidungen mit anderen 3. Klicken Sie auf "Genehmigen" oder "Ablehnen" 4. Bei Ablehnung: Begründung angeben

Benachrichtigung: - Mitarbeiter erhält sofort E-Mail - Kalender wird automatisch aktualisiert

Krankmeldungen

Krankmeldungen prüfen: 1. Krankmeldungen erscheinen automatisch 2. Status: "Zur Kenntnis genommen" 3. Bei Langzeit-Krankheit (>3 Tage): - Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anfordern - Dokumentation im Profil

Krankheits-Statistiken: - Reports → Abwesenheiten - Krankmeldungs-Quote - Durchschnittliche Dauer

Urlaubsplanung

Jahres-Planung: 1. Reports → Urlaubsplanung 2. Siehe Urlaubs-Timeline aller Mitarbeiter 3. Identifizieren Sie: - Engpässe (zu viele gleichzeitig) - Ungleiche Verteilung 4. Proaktive Planung

Urlaubs-Kontingente: - Einstellungen → Urlaub - Standard-Urlaubstage pro Jahr - Sonderregelungen pro Mitarbeiter

Projekte verwalten

Projekte erstellen

Neues Projekt: 1. Gehen Sie zu "📁 Projekte" 2. Klicken Sie auf "+ Neues Projekt" 3. Erfassen Sie: - Projektname - Kunde/Auftraggeber - Beschreibung - Zeitbudget (Stunden) - Budget (Euro) – optional - Start- und End-Datum - Status (Aktiv, Geplant, Abgeschlossen)

Projekt-Kategorien: - Kunden-Projekt - Internes Projekt - Wartung/Support - Entwicklung

Team zuweisen

Mitarbeiter zuordnen: 1. Öffnen Sie das Projekt 2. Registerkarte "Team" 3. Klicken Sie auf "+ Mitarbeiter hinzufügen" 4. Wählen Sie Mitarbeiter 5. Optional: Stundensatz festlegen 6. Rolle im Projekt (z.B. Lead, Developer)

Berechtigungen: - Zugewiesene Mitarbeiter können Zeit buchen - Sehen Projekt-Zeiterfassung - Erhalten Projekt-Updates

Projekt-Tracking

Budget-Überwachung: 1. Projekt öffnen 2. Dashboard zeigt: - Verbrauchte Stunden vs. Budget - Kosten (bei hinterlegtem Stundensatz) - Restbudget - Voraussichtliches Ende

Warnung: Benachrichtigung bei 80% und 100% Budget-Verbrauch.

Projekt-Reports: - Zeitverteilung pro Mitarbeiter - Kosten-Entwicklung - Meilenstein-Status

Projekt abschließen

Projekt-Ende: 1. Alle offenen Aufgaben erledigt? 2. Finale Abrechnung erstellt? 3. Projekt auf "Abgeschlossen" setzen 4. Optional: Archivieren

Archivierung: - Projekt aus aktiver Liste - Alle Daten bleiben erhalten - Keine Zeitbuchung mehr möglich - Wiederherstellbar bei Bedarf

Abrechnung & Finanzen

Rechnungen erstellen

Neue Rechnung: 1. Gehen Sie zu "💰 Abrechnung" 2. Klicken Sie auf "+ Neue Rechnung" 3. Wählen Sie: - Kunde/Projekt - Abrechnungszeitraum 4. System lädt automatisch erfasste Zeiten 5. Prüfen und anpassen 6. Rechnung erstellen

Rechnung exportieren: - PDF-Download - E-Mail an Kunde - DATEV-Export (bei Integration)

Lohnabrechnung

Payroll vorbereiten: 1. Abrechnung → Lohnabrechnung 2. Wählen Sie Monat 3. System berechnet: - Arbeitsstunden pro Mitarbeiter - Überstunden/Zuschläge - Urlaubstage - Krankheitstage 4. Export als Excel/CSV

DATEV-Integration: - Automatischer Export - Einstellungen → Integrationen → DATEV - Konfiguration durch Support

Finanz-Reports

Übersichten: - Umsatz pro Kunde - Kosten pro Projekt - Mitarbeiter-Kosten - Gewinn-/Verlust-Rechnung

Zeitraum wählbar: - Monat - Quartal - Jahr - Custom

Modul-Verwaltung

Module aktivieren

Neue Module freischalten: 1. Gehen Sie zu "⚙️ Einstellungen" 2. Wählen Sie "Abonnement" 3. Siehe aktive Module 4. Klicken Sie auf "Plan upgraden" 5. Wählen Sie gewünschten Plan 6. Module sofort verfügbar

Verfügbare Module: - Core (immer aktiv): Kalender, Dashboard, Mitarbeiter - Optional: Zeiterfassung, Schichten, Projekte, Reports, Rechnungen - Enterprise: Branding, SSO, Advanced Reports, Integrationen

Modul-Konfiguration

Modul-spezifische Einstellungen: 1. Einstellungen → Module 2. Wählen Sie Modul 3. Konfigurieren Sie: - Aktivierung für Rollen - Standard-Werte - Benachrichtigungen - Workflows

Beispiel Zeiterfassung: - Timer-Genauigkeit (Minuten) - Automatische Pausen - Nachträgliche Erfassung erlauben? - Pflicht-Kommentare

Berichte & Analytics

Standard-Reports

Verfügbare Reports: 1. Zeiterfassung: Arbeitsstunden, Überstunden, Trends 2. Schichten: Auslastung, unbesetzte Schichten, Tausche 3. Projekte: Budget vs. Ist, Kosten, Zeitverteilung 4. Abwesenheit: Urlaub, Krankheit, Quote 5. Mitarbeiter: Performance, Auslastung

Report erstellen: 1. Gehen Sie zu "📈 Reports" 2. Wählen Sie Report-Typ 3. Filter setzen: - Zeitraum - Mitarbeiter/Team - Projekt/Kunde 4. Generieren und Export

Custom Reports (Enterprise)

Eigene Reports erstellen: 1. Reports → Custom 2. Wählen Sie Datenquellen 3. Definieren Sie Metriken 4. Layout gestalten 5. Speichern und wiederverwenden

Dashboards

Manager-Dashboard konfigurieren: 1. Dashboard → Anpassen 2. Widgets hinzufügen: - Team-Auslastung - Offene Urlaubs-Anträge - Budget-Warnungen - Kritische Schichten 3. Layout anordnen 4. Speichern

Einstellungen & Konfiguration

Organisations-Einstellungen

Firmendaten: - Name, Adresse, Logo - Kontaktdaten - Steuer-ID, Handelsregister - Bundesland (Feiertage)

Arbeitszeitregelungen: - Standard-Wochenarbeitszeit - Überstunden-Regelung - Pausenzeiten - Nacht-/Wochenend-Zuschläge

Urlaubs-Regelungen: - Standard-Urlaubstage - Resturlaub-Übertragung - Sonderurlaub-Typen

Benachrichtigungen

System-Benachrichtigungen: - Wer erhält welche Benachrichtigungen? - E-Mail vs. In-App - Zusammenfassungen (täglich/wöchentlich)

Admin-Benachrichtigungen: - Neue Mitarbeiter-Registrierung - Urlaubs-Anträge - Budget-Warnungen - System-Updates

Sicherheit

Sicherheits-Richtlinien: 1. Einstellungen → Sicherheit 2. Konfigurieren Sie: - Passwort-Richtlinien (Länge, Komplexität) - MFA-Pflicht (empfohlen für Admins) - Session-Timeout - IP-Whitelist (Enterprise)

Audit-Log: - Alle Admin-Aktionen werden protokolliert - Einstellungen → Sicherheit → Audit-Log - Siehe: Wer hat was wann geändert

Team-Management Best Practices

Onboarding neuer Mitarbeiter

Checkliste: - [ ] Mitarbeiter einladen - [ ] Rolle zuweisen - [ ] Vertragsdaten erfassen - [ ] Zu Projekten/Teams zuweisen - [ ] Erste Schichten planen - [ ] Willkommens-E-Mail senden - [ ] Onboarding-Tour empfehlen

Regelmäßige Aufgaben

Täglich: - Schicht-Bewerbungen prüfen - Urlaubs-Anträge genehmigen - Kritische Benachrichtigungen

Wöchentlich: - Schichtplanung für nächste Woche - Zeiterfassungs-Kontrolle - Team-Auslastung prüfen

Monatlich: - Lohnabrechnung vorbereiten - Projekt-Reviews - Reports generieren - Mitarbeiter-Feedback

Kommunikation

Effektive Team-Kommunikation: - Regelmäßige Updates via Ankündigungen - Offene Sprechstunden - Helpdesk für Mitarbeiter-Anfragen - Feedback-Kultur fördern

Troubleshooting

Häufige Admin-Probleme

Problem: Mitarbeiter kann sich nicht anmelden - Lösung: Prüfen Sie Status (Aktiv?) - E-Mail-Adresse korrekt? - Passwort zurücksetzen

Problem: Modul nicht sichtbar - Lösung: Entitlement prüfen - Plan-Upgrade nötig? - Rolle hat Zugriff?

Problem: Daten fehlen in Reports - Lösung: Filter prüfen - Zeitraum korrekt? - Berechtigungen für Daten?

Support für Admins

Premium-Support: - Admins erhalten priorisierten Support - Helpdesk-Kategorie "Administration" - Schnellere Reaktionszeiten

Admin-Community: (in Planung) - Austausch mit anderen Admins - Best Practices teilen

Checkliste: Admin-Setup

Initiales Setup

  • [ ] Organisations-Profil vollständig
  • [ ] Logo und Branding hochgeladen
  • [ ] Bundesland für Feiertage gesetzt
  • [ ] Erste Mitarbeiter eingeladen
  • [ ] Rollen korrekt zugewiesen
  • [ ] Module aktiviert
  • [ ] Benachrichtigungen konfiguriert
  • [ ] Sicherheits-Einstellungen geprüft

Laufender Betrieb

  • [ ] Regelmäßige Mitarbeiter-Reviews
  • [ ] Projekt-Budgets überwachen
  • [ ] Urlaubs-Planung aktuell
  • [ ] Schichtplanung im Voraus
  • [ ] Reports monatlich erstellen
  • [ ] Feedback von Team einholen

Weitere Ressourcen

Letzte Aktualisierung: Januar 2026