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TimeAM Mitarbeiter-Handbuch

Willkommen

Dieses Handbuch erklärt die wichtigsten Funktionen von TimeAM für Ihren Arbeitsalltag. Lernen Sie, wie Sie Ihre Arbeitszeit erfassen, Schichten verwalten und mit Ihrem Team kommunizieren.

Schnellstart

Ihr erster Tag

  1. Anmelden: Öffnen Sie app.example.com mit Ihren Login-Daten
  2. Onboarding: Folgen Sie der interaktiven Tour
  3. Profil vervollständigen: Fügen Sie Profilbild und Kontaktdaten hinzu
  4. Dashboard erkunden: Verschaffen Sie sich einen Überblick

Arbeitszeit erfassen

Timer-Methode (Empfohlen)

Start: 1. Klicken Sie auf "Timer starten" ⏱️ 2. Oder: Drücken Sie T auf der Tastatur 3. Timer läuft im Hintergrund

Stop: 1. Klicken Sie auf "Timer stoppen" 2. Optional: Fügen Sie einen Kommentar hinzu 3. Zeit wird gespeichert

Tipps: - Timer läuft auch wenn Sie die Seite schließen - Sie sehen die laufende Zeit in der Kopfzeile - Pausenzeiten werden automatisch berücksichtigt

Manuelle Eingabe

Wann nutzen: - Sie haben vergessen, den Timer zu starten - Nachträgliche Korrekturen - Arbeitszeit außerhalb des Systems erfasst

Schritt-für-Schritt: 1. Gehen Sie zu "Zeiterfassung" 2. Klicken Sie auf "+ Zeit hinzufügen" 3. Wählen Sie Datum 4. Geben Sie Start- und Endzeit ein 5. Optional: Projekt und Kommentar 6. Klicken Sie auf "Speichern"

Auf Projekte buchen

Projektzeit erfassen: 1. Starten Sie den Timer 2. Klicken Sie auf "Projekt auswählen" 3. Suchen und wählen Sie das Projekt 4. Arbeiten Sie normal weiter 5. Zeit wird automatisch dem Projekt zugerechnet

Projekt wechseln: - Stoppen Sie den aktuellen Timer - Starten Sie einen neuen Timer mit anderem Projekt

Hinweis: Nur zugewiesene Projekte werden angezeigt.

Pausenzeiten

Automatische Pause: - Bei Arbeitszeiten über 6 Stunden: 30 Min. Pause - Bei Arbeitszeiten über 9 Stunden: 45 Min. Pause

Manuelle Pause: 1. Timer-Ansicht öffnen 2. "Pause" anklicken 3. Pause wird separat erfasst

Zeiterfassung überprüfen

Wochenübersicht: 1. Gehen Sie zu "Zeiterfassung" 2. Wählen Sie "Wochenansicht" 3. Sehen Sie alle erfassten Zeiten der Woche

Monatsübersicht: - Gesamtstunden des Monats - Plus-/Minusstunden-Saldo - Vergleich mit Soll-Zeit

Schichten verwalten

Meine Schichten ansehen

Dashboard: - Zeigt die nächsten 3 Schichten - Klicken Sie für Details

Schicht-Übersicht: 1. Gehen Sie zu "Meine Schichten" 2. Siehe alle zugewiesenen Schichten 3. Filter: Kommend, Vergangen, Alle

Schicht-Details: - Datum und Uhrzeit - Standort - Aufgabenbeschreibung - Kontaktperson - Status (Bestätigt, Ausstehend)

Schicht-Pool

Was ist der Schicht-Pool? Sammlung offener Schichten, auf die Sie sich bewerben können.

Bewerbung: 1. Gehen Sie zu "Schicht-Pool" 2. Filtern Sie nach: - Datum - Standort - Qualifikation 3. Klicken Sie auf eine Schicht 4. Klicken Sie auf "Bewerben" 5. Optional: Nachricht an Manager 6. Warten Sie auf Zusage

Status prüfen: - "Bewerbung ausstehend": Wartet auf Entscheidung - "Zugewiesen": Sie haben die Schicht erhalten - "Abgelehnt": Schicht wurde anderweitig vergeben

Schichttausch

Schicht tauschen: 1. Öffnen Sie "Meine Schichten" 2. Wählen Sie die Schicht 3. Klicken Sie auf "Tausch anbieten" 4. Wählen Sie einen Kollegen 5. Optional: Nachricht 6. Kollege erhält Tausch-Anfrage

Tausch-Anfrage annehmen: 1. Sie erhalten eine Benachrichtigung 2. Prüfen Sie die Details 3. Klicken Sie auf "Annehmen" oder "Ablehnen"

Hinweis: Manche Organisationen erfordern Manager-Genehmigung.

Schicht-Bestätigung

Bestätigung erforderlich: Einige Schichten müssen bestätigt werden.

Bestätigen: 1. Gehen Sie zu "Meine Schichten" 2. Schichten mit "Bestätigung ausstehend" 3. Klicken Sie auf "Bestätigen"

Ablehnen: - Falls Sie nicht können - Klicken Sie auf "Ablehnen" - Geben Sie einen Grund an

Urlaub & Abwesenheit

Urlaubsantrag

Urlaub beantragen: 1. Gehen Sie zu "Zeiterfassung" → "Abwesenheit" 2. Klicken Sie auf "+ Abwesenheit beantragen" 3. Wählen Sie "Urlaub" 4. Wählen Sie Start- und Enddatum 5. Optional: Kommentar (z.B. Reiseziel) 6. Klicken Sie auf "Beantragen"

Genehmigung: - Manager erhält Benachrichtigung - Sie erhalten E-Mail bei Genehmigung/Ablehnung - Status im Dashboard sichtbar

Resturlaub prüfen: - Dashboard zeigt verfügbare Urlaubstage - Oder: Profil → Vertragsdaten

Krankmeldung

Krankheit melden: 1. So früh wie möglich melden! 2. Gehen Sie zu "Abwesenheit" 3. Wählen Sie "Krankheit" 4. Wählen Sie Datum(bereich) 5. Laden Sie eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Attest) hoch (PDF oder Bild – Pflicht bei jeder Krankmeldung) 6. Beantragen

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: - Bei jeder Krankmeldung erforderlich - Hochladen direkt im Abwesenheits-Dialog (Feld „Attest“) - Admin und Manager können das Attest bei der Freigabe einsehen und herunterladen

Sonstige Abwesenheit

Weitere Abwesenheits-Typen: - Arzttermin - Behördengang - Sonderurlaub - Unbezahlter Urlaub - Homeoffice (falls separat erfasst)

Prozess identisch wie Urlaubsantrag.

Kalender

Kalender-Ansicht

Was wird angezeigt: - Ihre Schichten (farblich markiert) - Ihre Abwesenheiten - Gesetzliche Feiertage - Firmen-Events

Ansichten: - Monat: Übersicht - Woche: Detailliert mit Uhrzeiten - Tag: Stundengenauer Plan

Navigation: - Pfeile: Vor/Zurück - "Heute": Zurück zur aktuellen Woche - Datum-Picker: Zu bestimmtem Datum springen

Kalender synchronisieren

Export für externe Kalender: 1. Kalender → Exportieren 2. ICS-Datei herunterladen 3. Import in: - Google Calendar - Outlook - Apple Calendar - Andere iCal-kompatible Apps

Hinweis: Export ist eine Momentaufnahme. Bei Änderungen neu exportieren.

Plus-/Minusstunden

Was sind Plus-/Minusstunden?

Berechnung: - Plusstunden: Sie haben mehr gearbeitet als vertraglich vereinbart - Minusstunden: Sie haben weniger gearbeitet

Beispiel: - Vertrag: 40 Stunden/Woche - Gearbeitet: 43 Stunden - Saldo: +3 Stunden

Saldo prüfen

Dashboard: - Zeigt aktuellen Saldo prominent an - Klicken Sie für Details

Zeiterfassung: - Monatsansicht zeigt Saldo pro Monat - Jahresübersicht zeigt Gesamt-Entwicklung

Überstunden abbauen

Freizeitausgleich: 1. Sprechen Sie mit Ihrem Manager 2. Beantragen Sie Abwesenheit als "Freizeitausgleich" 3. Plusstunden werden entsprechend reduziert

Auszahlung: - Je nach Unternehmensregelung - Sprechen Sie mit HR/Manager

Projekte

Zugewiesene Projekte

Meine Projekte ansehen: 1. Gehen Sie zu "Projekte" 2. Siehe alle Projekte, denen Sie zugewiesen sind 3. Klicken Sie auf ein Projekt für Details

Projekt-Informationen: - Projektname und Beschreibung - Kunde/Auftraggeber - Zeitbudget und verbrauchte Zeit - Team-Mitglieder - Deadline

Projektzeit erfassen

Zeit auf Projekt buchen: - Siehe Arbeitszeit erfassen → Auf Projekte buchen

Projekt-Zeiten ansehen: 1. Öffnen Sie das Projekt 2. Tab "Meine Zeiten" 3. Siehe alle gebuchten Stunden 4. Filter nach Zeitraum

Projekt-Kommunikation

Projekt-Updates: - Benachrichtigungen bei Projekt-Änderungen - Neue Deadline - Budget-Warnung

Fragen zum Projekt: - Nutzen Sie das Helpdesk-System - Kategorie "Projekt-Support" wählen - Projekt-ID angeben

Benachrichtigungen

Benachrichtigungs-Typen

Was Sie erhalten: - Schicht-Zuweisungen - Schichttausch-Anfragen - Urlaubs-Genehmigungen/-Ablehnungen - Projekt-Updates - System-Nachrichten

Benachrichtigungen verwalten

Ansehen: 1. Klicken Sie auf das Glocken-Icon 🔔 2. Siehe alle Benachrichtigungen 3. Ungelesene sind hervorgehoben

Als gelesen markieren: - Klicken Sie auf die Benachrichtigung - Wird automatisch als gelesen markiert

Einstellungen: 1. Profil → Einstellungen → Benachrichtigungen 2. Wählen Sie Präferenzen: - E-Mail-Benachrichtigungen (Ja/Nein) - Push-Benachrichtigungen - Zusammenfassung (täglich/wöchentlich)

Profil & Einstellungen

Profil bearbeiten

Persönliche Daten: 1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild 2. Wählen Sie "Profil bearbeiten" 3. Ändern Sie: - Anzeigename - Profilbild - Telefonnummer - Adresse

Hinweis: E-Mail-Adresse kann nur von Admins geändert werden.

Sicherheit

Passwort ändern: 1. Profil → Sicherheit 2. "Passwort ändern" 3. Altes Passwort eingeben 4. Neues Passwort (2x) 5. Speichern

MFA aktivieren: (Empfohlen!) 1. Profil → Sicherheit → MFA 2. QR-Code scannen mit Authenticator-App 3. Code eingeben 4. Backup-Codes sichern!

Vertragsdaten

Einsehen: - Profil → Vertrag - Siehe: - Wochenstunden - Stundenlohn (falls sichtbar) - Urlaubstage/Jahr - Vertragsart

Änderungen: - Nur durch Admin/HR möglich - Bei Fragen: Helpdesk-Ticket erstellen

Häufige Aufgaben

Zeit vergessen zu erfassen

Lösung: 1. Manuelle Eingabe (siehe oben) 2. Datum wählen 3. Zeiten eingeben 4. Speichern

Tipp: Erfassen Sie täglich, um nichts zu vergessen!

Schicht-Konflikt

Problem: Zwei Schichten überschneiden sich.

Lösung: 1. Kontaktieren Sie Ihren Manager sofort 2. Oder: Helpdesk-Ticket erstellen 3. Kategorie "Schichtplanung" 4. Beschreiben Sie den Konflikt

Falscher Urlaubsantrag

Antrag zurückziehen: 1. Gehen Sie zu "Abwesenheit" 2. Finden Sie den Antrag 3. Klicken Sie auf "Zurückziehen" (falls noch nicht genehmigt)

Bereits genehmigt: - Kontaktieren Sie Ihren Manager - Neuen Antrag mit korrekten Daten stellen

Tipps für effizientes Arbeiten

Zeiterfassung

  1. Täglich erfassen: Nicht am Monatsende alles auf einmal
  2. Kommentare nutzen: Hilft bei späterer Nachvollziehbarkeit
  3. Projekte zuordnen: Wichtig für Abrechnung
  4. Timer nutzen: Genauer als manuelle Eingabe

Schichtplanung

  1. Kalender synchronisieren: Vermeidet Konflikte
  2. Frühzeitig bewerben: Beliebte Schichten sind schnell weg
  3. Profil aktuell halten: Qualifikationen für Schicht-Matching
  4. Tausch-Partner kennen: Erleichtert spontane Tausche

Kommunikation

  1. Benachrichtigungen aktivieren: Verpassen Sie nichts
  2. Helpdesk nutzen: Statt E-Mail – bessere Nachverfolgbarkeit
  3. Proaktiv kommunizieren: Bei Problemen frühzeitig melden

Probleme lösen

Häufige Probleme

Problem: Timer läuft nicht - Lösung: Seite neu laden (Strg+F5) - Oder: Browser-Cache leeren

Problem: Schicht wird nicht angezeigt - Lösung: Kalender-Ansicht prüfen (Filter!) - Oder: Manager kontaktieren

Problem: Urlaub nicht genehmigt - Lösung: Manager fragen (ggf. Helpdesk-Ticket) - Grund erfragen

Support kontaktieren

Helpdesk-Ticket: 1. Klicken Sie auf "?" oder "Hilfe" 2. "Neues Ticket erstellen" 3. Beschreiben Sie das Problem 4. Fügen Sie Screenshot bei (falls hilfreich) 5. Ticket absenden

Reaktionszeit: 24 Stunden (Werktage)

Checkliste: Tägliche Routine

  • [ ] Zeiterfassung starten (Arbeitsbeginn)
  • [ ] Benachrichtigungen prüfen
  • [ ] Projekt-Zeit korrekt zuordnen
  • [ ] Pausen erfassen
  • [ ] Zeiterfassung stoppen (Arbeitsende)
  • [ ] Nächste Schichten im Kalender prüfen

Weitere Ressourcen

Bei Fragen: Nutzen Sie das Helpdesk-System oder fragen Sie Ihren Manager!

Letzte Aktualisierung: Januar 2026