Terminal-Management
Übersicht
Mit dem Terminal-Management-Modul können Sie Hardware-Terminals für die Zeiterfassung per NFC-Karte verwalten. Mitarbeiter stempeln sich einfach per Karte ein und aus – schnell, zuverlässig und ohne Login.
Funktionen
- Terminal-Verwaltung: Terminals anlegen, aktivieren und verwalten
- NFC-Karten: Karten registrieren und Mitarbeitern zuweisen
- Zeiterfassung: Ein- und Ausstempeln per Karte am Terminal
- Status-Übersicht: Live-Status aller Terminals auf einen Blick
- Standort-Zuordnung: Terminals einem Standort oder Projekt zuweisen
Schnellstart
In 6 Schritten zum laufenden Terminal
- Terminal auspacken und per LAN-Kabel oder WLAN verbinden
- In der Web-App unter Terminal-Verwaltung ein neues Terminal anlegen
- PIN merken – der wird nach dem Anlegen angezeigt
- Am Terminal den PIN eingeben – die Verbindung wird automatisch hergestellt
- NFC-Karten registrieren – Karte einfach an das Terminal halten
- Karten zuweisen – in der Web-App jede Karte einem Mitarbeiter zuordnen
Fertig! Ihre Mitarbeiter können sich ab sofort per Karte ein- und ausstempeln.
Detaillierte Anleitung
1. Netzwerk einrichten
Das Terminal benötigt eine Internetverbindung, um mit der TimeAM-Cloud zu kommunizieren.
Option A: LAN-Kabel (empfohlen)
- Stecken Sie ein Netzwerkkabel in den Ethernet-Anschluss des Terminals
- Die Verbindung wird automatisch hergestellt
- Vorteil: Stabile Verbindung, keine Konfiguration nötig
Option B: WLAN
- Verbinden Sie das Terminal mit Ihrem WLAN-Netzwerk
- Geben Sie SSID (Netzwerkname) und Passwort ein
- Stellen Sie sicher, dass das WLAN-Signal am Aufstellort ausreichend stark ist
Empfehlung
Nutzen Sie wenn möglich ein LAN-Kabel. Das ist zuverlässiger als WLAN und erfordert keine Konfiguration.
Netzwerk-Anforderung
Das Terminal benötigt Zugang zum Internet (HTTPS). Stellen Sie sicher, dass Ihre Firewall ausgehende Verbindungen auf Port 443 erlaubt.
2. Terminal in der Web-App anlegen
- Öffnen Sie Terminal-Verwaltung in der Web-App
- Klicken Sie auf + Terminal erstellen
- Füllen Sie die Felder aus:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Name | Anzeigename des Terminals | Terminal Eingang |
| Terminal-ID | Eindeutige ID (frei wählbar) | terminal-eingang-01 |
| Standort | Wo steht das Terminal? (optional) | Haupteingang |
| Projekt | Standard-Projekt für Buchungen (optional) | Büro Berlin |
- Nach dem Erstellen wird der PIN angezeigt – notieren Sie diesen!
PIN
Der PIN wird benötigt, um das physische Terminal mit Ihrem Konto zu verbinden. Er wird einmalig bei der Aktivierung verwendet.
3. Terminal verbinden (PIN eingeben)
- Stellen Sie sicher, dass das Terminal mit dem Netzwerk verbunden ist
- Geben Sie auf dem Terminal die Terminal-ID ein
- Geben Sie den PIN ein
- Das Terminal verbindet sich automatisch
Nach erfolgreicher Verbindung zeigt das Terminal den Status Aktiv an.
4. Terminal-Status prüfen
In der Web-App sehen Sie für jedes Terminal:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Terminal ist verbunden und einsatzbereit |
| Inaktiv | Terminal ist noch nicht verbunden oder wurde deaktiviert |
| Online (grün) | Terminal ist aktuell mit dem Internet verbunden |
| Offline (rot) | Terminal hat keine Verbindung (prüfen Sie das Netzwerk) |
Der Status wird automatisch alle 30 Sekunden aktualisiert.
NFC-Karten
Kompatible Kartentypen
Das Terminal unterstützt folgende NFC/RFID-Kartentypen:
| Kartentyp | Frequenz | Kompatibel |
|---|---|---|
| MIFARE Classic (1K/4K) | 13,56 MHz | Ja |
| MIFARE DESFire (EV1/EV2/EV3) | 13,56 MHz | Ja |
| NTAG213 / NTAG215 / NTAG216 | 13,56 MHz | Ja |
| ISO 14443-A kompatible Karten | 13,56 MHz | Ja |
| NFC-Schlüsselanhänger | 13,56 MHz | Ja |
| Ältere 125 kHz RFID-Karten | 125 kHz | Nein |
Karten-Empfehlung
MIFARE Classic 1K Karten sind günstig und funktionieren zuverlässig. Sie bekommen sie im Elektronik-Fachhandel oder online als Chipkarten oder Schlüsselanhänger.
Karten registrieren
Es gibt zwei Wege, eine Karte zu registrieren:
Automatisch (am Terminal)
- Halten Sie die Karte an das NFC-Lesegerät des Terminals
- Das Terminal liest die Karten-ID und meldet sie an die Web-App
- Die Karte erscheint unter Karten → Registrierte Karten
Manuell (in der Web-App)
- Öffnen Sie Terminal-Verwaltung → Karten
- Klicken Sie auf + Karte zuweisen
- Geben Sie die Karten-ID ein (steht ggf. auf der Karte)
- Wählen Sie direkt einen Mitarbeiter aus
Karten Mitarbeitern zuweisen
- Gehen Sie zu Terminal-Verwaltung → Karten
- Bei registrierten (nicht zugewiesenen) Karten: Klicken Sie Mitarbeiter zuweisen
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste
- Die Karte ist sofort einsatzbereit
Eine Karte pro Mitarbeiter
Jede Karte kann genau einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Ein Mitarbeiter kann aber mehrere Karten haben.
Karten verwalten
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Zuweisen | Karte einem Mitarbeiter zuordnen |
| Freigeben | Zuweisung aufheben (Karte bleibt registriert) |
| Löschen | Karte komplett entfernen |
Zeiterfassung per Terminal
So funktioniert das Ein-/Ausstempeln
- Mitarbeiter hält NFC-Karte an das Terminal
- Terminal erkennt die Karte und zeigt den Namen des Mitarbeiters
- Automatisch wird ein- oder ausgestempelt (Umschaltung)
- Bestätigung erscheint auf dem Terminal-Display
Projekt-Zuordnung
Wenn Sie dem Terminal ein Standard-Projekt zugewiesen haben, werden alle Buchungen automatisch diesem Projekt zugeordnet. Das ist ideal für:
- Terminals an festen Standorten (z.B. Büro, Lager, Filiale)
- Projekt-spezifische Terminals auf Baustellen
NFC-Token (mobil)
Neben physischen NFC-Karten können Sie auch mobile NFC-Token erstellen:
- Gehen Sie zu Terminal-Verwaltung → NFC-Token
- Erstellen Sie einen Token für einen Mitarbeiter
- Der Mitarbeiter kann den Token auf seinem Smartphone nutzen
NFC-Token vs. Karte
NFC-Token sind praktisch für Mitarbeiter, die ihr Smartphone immer dabei haben. Physische Karten sind robuster und benötigen keinen Akku.
Fehlerbehebung
Terminal verbindet sich nicht
- Prüfen Sie, ob das LAN-Kabel eingesteckt ist bzw. WLAN verbunden ist
- Stellen Sie sicher, dass das Terminal Internetzugang hat
- Prüfen Sie, ob die Terminal-ID korrekt eingegeben wurde
Karte wird nicht erkannt
- Halten Sie die Karte direkt an den NFC-Leser (max. 2-3 cm Abstand)
- Prüfen Sie, ob der Kartentyp kompatibel ist (siehe Tabelle oben)
- Testen Sie eine andere Karte, um Hardware-Probleme auszuschließen
Stempeln schlägt fehl
- Prüfen Sie, ob die Karte einem aktiven Mitarbeiter zugewiesen ist
- Prüfen Sie den Terminal-Status (muss "Aktiv" und "Online" sein)
- Schauen Sie in der Terminal-Verwaltung unter den Fehler-Logs nach
Terminal zeigt "Offline"
- Netzwerkverbindung prüfen (LAN-Kabel oder WLAN)
- Router/Switch prüfen
- Terminal neu starten
FAQ
Kann ein Mitarbeiter mehrere Karten haben? Ja, Sie können einem Mitarbeiter mehrere Karten zuweisen. Das ist nützlich, wenn z.B. eine Ersatzkarte benötigt wird.
Kann eine Karte für mehrere Mitarbeiter verwendet werden? Nein, jede Karte ist genau einem Mitarbeiter zugeordnet.
Kann ich das Terminal auch ohne NFC-Karten nutzen? Ja, mit NFC-Token auf dem Smartphone. Dafür nutzen Sie den NFC-Token-Tab.
Was passiert bei Stromausfall? Buchungen, die nicht übertragen werden konnten, werden zwischengespeichert und nach Wiederherstellen der Verbindung automatisch übertragen.
Wie viele Terminals kann ich nutzen? Sie können beliebig viele Terminals pro Firma einsetzen. Jedes Terminal benötigt eine eigene Terminal-ID.
Wo finde ich die Karten-ID? Die Karten-ID wird angezeigt, wenn Sie die Karte am Terminal registrieren. Sie steht auch in der Web-App unter Karten → Registrierte Karten.